Регистрация документов – как правильно регистрировать входящие и исходящие документы на предприятии

Организация учета входящей и исходящей корреспонденции

Новости

Бесплатный вебинар: Чат-боты – ещё одна среда для роста вашего бизнеса.

Бесплатный вебинар: Как организовать договорную работу с помощью программы 1С:Документооборот.

Бесплатный вебинар: 1С: Кабинет сотрудника – эффективный сервис для взаимодействия сотрудников и HR-подразделений

Если учет входящих и исходящих документов в вашей организации ведется в электронном файле Excel или в бумажном журнале – эта статья для вас.

В организациях учетом входящих документов занимается специальное структурное подразделение (служба ДОУ) или секретарь. Ежедневно в организацию поступают десятки, сотни документов: письма, коммерческие предложения, бухгалтерские и прочие документы. В большом потоке информации становится сложно поддерживать порядок и контролировать исполнения документов. Это зачастую приводит к тому, что не все документы доходят до адресата, а некоторые просто теряются и остаются без ответа.

1С: Документооборот располагает всеми необходимыми инструментами для эффективного ведения учета входящей и исходящей корреспонденции.

В программе сохраняется вся история движения документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Принципы учета, заложенные в программу, соответствуют российскому законодательству, ГОСТам, отечественной и международной делопроизводственной практике.

Все документы, поступающие в организацию, проходят первичную обработку, регистрацию, рассмотрение руководством и передаются в работу исполнителю. В программе предусмотрена возможность регистрации входящих документов как от юридических, так и от физических лиц. Также в программе поддерживается учет обращений граждан. При этом предусмотрены настройки, позволяющие ограничить доступ сотрудников к входящим документам и персональным сведениям о физических лицах, в соответствии с Федеральным законом РФ от 27 июля 2006 года №152-ФЗ.

Стандартная схема обработки входящего документа в программе:

• Создание карточки документа
• Регистрация
• Рассмотрение
• Исполнение/ознакомление

Входящие документы можно группировать в списки, например, по отправителям или видам. В результате, найти документ, оправить его по почте, направить на исполнение или распечатать — дело одной минуты.

Исходящий документ может создаваться как сам по себе, так и в ответ на входящий документ. Присвоение регистрационного номера исходящему документу выполняется секретарем или ответственным сотрудником после того, как документ согласован и утвержден/подписан ответственным лицом. После записи исходящего документа, являющегося ответом на входящий, у входящего документа автоматически устанавливается пометка Отправлен ответ. Входящие и исходящие документы автоматически связываются в цепочки.

Рисунок 1 История переписки

Стандартная схема обработки исходящего документа:

• Создание карточки документа
• Согласование
• Утверждение/Подписание
• Регистрация

Основная информация необходимая для настройки блока «Учет входящей и исходящей корреспонденции» в системе 1С: Документооборот

1. Перечень видов документов

Вид является важной характеристикой документа. Он определяет:

· состав реквизитов карточки документа;

• нормативный срок исполнения;
• маршруты обработки документов;
• правила формирования регистрационного номера;
• права доступа к документам данного вида.

В программе ведутся отдельные списки видов для входящих, исходящих и внутренних документов. При определении перечня видов документов, необходимо отталкиваться от желаемого результата, насколько детализировано вы хотите видеть аналитику по видам документов, какие отчеты формировать, каким образом искать документ, сортировать и отбирать нужные документы.

Рисунок 2 Виды входящих документов

2. Состав реквизитов карточек документов

При создании документа в системе заполняется учетно-регистрационная карточка. Внешний вид карточки и набор ее полей для каждого вида документа может быть разный. В системе предусмотрены основные, предопределенные системой реквизиты, и дополнительные, которые определяются для каждого вида документа и настраиваются администратором системы. Реквизиты карточки можно вынести в отбор в списке документов, в отчет, либо настроить по реквизиту условие маршрутизации для бизнес-процесса.

Рисунок 3 Настройка основных реквизитов карточки документа

Рисунок 4 Настройка дополнительных реквизитов карточки документа

3. Перечень шаблонов исходящих документов

Шаблон документа – это частично заполненная карточка документа. Шаблон может быть с вложенным файлом типовой формы документа, а может быть без файла. Для типовых форм настраиваются правила автоматического заполнения. Один вид документа может содержать несколько шаблонов.

Рисунок 5 Шаблон исходящего документа с типовой формой

4. Типы связей между документами

В системе есть предопределенные типы связей, по которым карточки документов могут быть связаны между собой. Помимо этого, можно настраивать дополнительные связи вручную.

Рисунок 6 Типы связей

В 1С: Документооборот 8 поддерживается гибкая система генерации регистрационных номеров документов в зависимости от даты, вида документа, контрагента, подразделения, вопроса деятельности, проекта. Каждому виду документов может быть назначен свой собственный нумератор. В настройках нумератора также указывается периодичность нумерации: год, квартал, месяц, день, непериодический.

Рисунок 7 Нумератор входящего документа

6. Маршруты обработки документов

Для настройки маршрутов обработки документов можно использовать любой бизнес-процесс системы. Для настройки последовательного маршрута более одного этапа используется типовая обработка документа или комплексный бизнес-процесс. При настройке шаблона бизнес-процесса, прописывается описание, последовательность и сроки исполнения задач, важность, условия маршрутизации. Условия маршрутизации позволяют системе автоматически изменять маршрут, привлекать дополнительных согласующих или исполнителей, в зависимости от выполнения условий.

Рисунок 8 Обработка входящего документа

Это минимальный перечень настроек, необходимый для организации учета входящих и исходящих документов в 1С: Документооборот.

Процесс регистрации документов (Регистрируемые и нерегистрируемые документы)

Содержание:

1. Понятие и цель регистрации документов
2. Регистрируемые и нерегистрируемые документы
3. Особенности регистрации документов в организации
4. Входящие и создаваемые документы регистрируются отдельно
5. Формы регистрации документов
6. Журнальная регистрация
7. Карточная регистрация

Понятие и цель регистрации документов

Регистрация документов – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения путем указания на нем даты и регистрационного Индекса с последующей записью в регистрационных формах необходимых сведений о документе.

Регистрация документов – важная составляющая организации работы с документами.

Основная цель регистрации – придание документу юридической силы. Помимо этого регистрация позволяет обеспечить учет, контроль и возможность поиска документов, используемых в управленческой деятельности учреждения. При соблюдении правил регистрации делопроизводственная служба быстро наводит справки о местонахождении документов на любой стадии работы с ними.

Значение регистрации документов заключается также в том, что присвоение документу регистрационного номера (индекса) фиксирует факт его создания, отправления или получения, а значит, как уже указывалось, придает документу юридическую силу, и организация, создавшая, получившая или отправившая документ, становится ответственной за него.

Регистрируемые и нерегистрируемые документы

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях такие как (распорядительные, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации: поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц (обращения граждан).

Регистрируются все документы независимо от способа их изготовления – как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые с помощью новейших информационных технологий.

Существует также категория нерегистрируемых документов. Делопроизводственная служба должна самостоятельно составить перечень таких документов и приложить его к инструкции по делопроизводству.

Составляя перечень нерегистрируемых документов, нужно знать, что некоторые из них вообще не регистрируются (это, как правило, поздравительные письма, приглашения, рекламная продукция и т.д.). Однако часть входящих документов регистрируют не в службе ДОУ, а в структурных подразделениях, куда они передаются для исполнения. Например, расчетно-денежная и бухгалтерская документация регистрируется в бухгалтерии, плановая – в плановом отделе и т.д.

Иными словами, в перечень нерегистрируемых документов включают те, которые не регистрирует служба ДОУ или секретарь. Хотя в практике работы ряда организаций регистрируют и те документы, которые передают в бухгалтерию, плановый отдел, отдел снабжения и т.д. Этот факт необходимо зафиксировать в инструкции по делопроизводству. Такая регистрация позволяет создать службе ДОУ единый банк данных о документах организации, но в этом случае увеличивается нагрузка на работников службы ДОУ.

Особенности регистрации документов в организации

Основной принцип регистрации – однократность. Это означает, что документы должны регистрироваться один раз: входящие – в день поступления, внутренние и исходящие – в день подписания или утверждения. Если зарегистрированный документ передается из одного структурного подразделения в другое, повторно его не регистрируют.

В крупных организациях регистрация документов в основном проводится децентрализовано – в местах их создания и исполнения.

Например, документация, фиксирующая деятельность организации по материально-техническому снабжению, регистрируется в управлении (отделе) снабжения; протоколы, постановления (решения) коллегии, распорядительные документы по основной деятельности, письма на имя руководства и ответы на них – в делопроизводственной службе. В таких случаях места регистрации документов должны быть зафиксированы в Инструкции по делопроизводству. В небольших организациях регистрация ведется в канцелярии, а если ее нет – все документы регистрирует секретарь.

Регистрация осуществляется в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора, содержания. Например, следует отдельно регистрировать приказы, поступившие из вышестоящих организаций, приказы по основной деятельности и приказы по личному составу, создаваемые в организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, заявки на материально-техническое снабжение и др.

Порядковые регистрационные номера присваиваются документам каждой группы в течение календарного года.

Секретарь должен знать особенности регистрации организационных документов, номенклатуры дел, совместных документов.

К организационным документам, как известно, относятся положение о структурных подразделениях, должностные инструкции, инструкции, правила, создаваемые внутри организаций. Все перечисленные документы оформляются на общих бланках, на которых после даты проставляют порядковый (регистрационный) номер созданного документа.

Входящие и создаваемые документы регистрируются отдельно

Если организация получает и отправляет факсограммы, их рекомендуется регистрировать в журналах входящих и исходящих факсограмм независимо от наименования вида документа.

Индекс регистрируемого документа включает порядковый регистрационный номер, который, исходя из задач поиска документов в организации, может дополняться индексами дел по номенклатуре дел, по классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. Организация вправе самостоятельно решать вопрос о составляющих частях индекса документа, а также последовательность их расположения.

Составные части индекса могут быть расположены в следующей последовательности:

порядковый регистрационный номер;

индекс по номенклатуре дел;

индекс по используемому классификатору.

Косой чертой разделяются также регистрационные номера разных организаций в регистрационном номере документа, составленного совместно двумя и более организациями.

Обращения граждан регистрируются с включением первой буквы фамилии заявителя в регистрационный номер.

Формы регистрации документов

В настоящее время используют существует три формы регистрации

Журнальная регистрация

Журнальную регистрацию целесообразно применять, когда количество обрабатываемых документов невелико (500–600 документов в год или 15–20 в день). Ее отличительной особенностью является то, что запись сведений о документах ведется в хронологической последовательности.

Журнал регистрации представляет собой книгу, каждая страница которой разделена на графы, где содержатся сведения о зарегистрированных документах. Количество граф определяется организацией.

Карточная регистрация

Карточная форма регистрации стала активно внедряться в делопроизводство советских учреждений после издания ЕГСД. Все входящие и создаваемые документы регистрируются на карточках. Карточки изготавливаются из плотной бумаги, как правило, формата А5 (148х210) или А6 (105х148). Карточка включает графы, куда вносятся реквизиты, необходимые и достаточные для фиксации информации о документе.

Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания условий перехода к автоматизированной регистрации ГСДОУ установлен обязательный состав реквизитов, помещаемых на карточке:

название вида документа;

индекс документа (дата и индекс поступления документа) – для документов, поступающих в организацию;

заголовок документа или его краткое содержание;

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу), дата фактического исполнения и индекс документа-ответа;

номер дела по номенклатуре дел.

Организациям предоставлено право при необходимости увеличить состав реквизитов карточки, включая в нее следующие графы:

расписка исполнителя в получении документа;

приложения и др.

Состав и расположение реквизитов карточки обязательно должны быть указаны в Инструкции по делопроизводству.

Электронная регистрация

Организации, использующие компьютерные программы по делопроизводству, регистрируют документы на электронных карточках, т.е. карточках, которые выводятся на экран компьютера.

Форма электронной карточки аналогична традиционной РКК, порядок ее заполнения такой же, только набор осуществляется при помощи клавиатуры.

Если в организации создана единая локальная компьютерная сеть, регистрация ведется в структурных подразделениях, а база данных создается автоматически.

При копировании любых материалов с сайта evkova.org обязательна активная ссылка на сайт www.evkova.org

Сайт создан коллективом преподавателей на некоммерческой основе для дополнительного образования молодежи

Сайт пишется, поддерживается и управляется коллективом преподавателей

Whatsapp и логотип whatsapp являются товарными знаками корпорации WhatsApp LLC.

Cайт носит информационный характер и ни при каких условиях не является публичной офертой, которая определяется положениями статьи 437 Гражданского кодекса РФ. Анна Евкова не оказывает никаких услуг.

Работа с входящей/исходящей корреспонденцией

Одной из функциональных задач секретаря руководителя является регистрация и контроль входящей корреспонденции и исходящей. Регистрируются документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера, по факсу, электронной почте. У секретарей, особенно без опыта работы, часто возникают вопросы о необходимости ведения учета входящей и исходящей корреспонденции. Во избежание конфликтных ситуаций, а тем более решения спорных вопросов в суде, руководителям, любых форм собственности, рекомендуется организовать четкую систему документооборота.

Предлагаемое решение позволяет облегчить регистрацию корреспонденции, хранение и дальнейший ее поиск. Также сэкономит ручной труд секретаря и всех отправителей.

Решение имеет смысл использовать в случаях, когда компания не использует рекомендации ГСДОУ для ведения делопроизводства и штатный модуль «Классическое делопроизводство» является функционально избыточным, а его модификация трудозатратной.

Описание решения

Техническое решение «Работа с входящей/исходящей корреспонденцией» позволяет автоматизировать следующие задачи:

• Регистрация в реестре входящей и исходящей корреспонденции
• Контроль получения входящей корреспонденции адресатом
• Согласование исходящих отправок
• Формирование списка отправлений по форме Почты России

Техническое решение основано на базовых возможностях системы DIRECTUM, реализованных в модулях “Управление электронными документами” и “Управление деловыми процессами”.

Описание работы с решением

Перед началом работы.

Для работы с корреспонденцией в первую очередь пользователю необходимо задать пароль.

Этот пароль будет закреплён за пользователем для идентификации при получении, отправке и возврате корреспонденции, но при необходимости он сможет его сменить, снова запустив сценарий со своего компьютера.

Работа с входящей корреспонденцией.

На первом этапе, сотрудник, отвечающий за регистрацию входящей корреспонденции (например, секретарь приемной), в справочнике «Входящая корреспонденция» создает новую запись. В качестве адресата есть возможность указать: работника, подразделение, бизнес-юнит или установить «Неизвестно», если адресата невозможно определить, не распечатывая конверт. В качестве отправителя: частное лицо, организацию, неизвестного адресата. При сохранении новой записи ей присваивается рег. номер. Записи устанавливается статус «Зарегистрирован».

По кнопке «Штрихкод» печатает штрихкод и наклеивает на входящий документ.

Если в течение 5-ти дней (для срочных – 2 дня) входящий документ не будет извлечен, то уведомление о необходимости получить почту придет адресату (если адресат – работник), ассистенту отдела (если адресат – подразделение), всем ассистентам отдела (если адресат бизнес-юнит или неизвестен).

При получении входящей корреспонденции работник приходит к ответственному за регистрацию лицу. Для регистрации факта получения письма необходимо на ноутбуке, который расположен на месте регистрации/ресепшене, зайти по ярлыку, расположенному на рабочем столе.

Программа попросит работника идентифицироваться (он вводит свой логин и заданный ранее пароль для работы с корреспонденцией). Выбирает режим работы. В данном случае выбирает «Получение входящей».

Далее при помощи сканера Штрихкодов, который также расположен на на месте регистрации/ресепшене, считывает ШК с конвертов и нажимает кнопку «Получить».

После получения корреспонденции в карточке соответствующих записей устанавливается пользователь, который извлек письмо, дата извлечения и статус «Извлечен». При необходимости, придя на рабочее место работник может дополнить регистрационную карточку входящего письма. Если оказалось, что письмо адресовано не ему, он может вернуть письмо отв. лицу, при этом в карточке записи очистится поле «Получил» и установится статус «Возвращен».

Перейдя на вкладку «Опись» можно внести опись содержимого письма. Нажав кнопку «Документы» можно вставить ссылку на существующий в Директум документ, а также создать новый. Документ будет связан с данной записью справочника. По кнопке «Задачи» выводятся все задачи, в которые вложена данная запись справочника.

В справочнике «Входящая корреспонденция» всегда можно отследить когда, от какой организации, каким образом были получены письма, кто и когда их получил, а также, что было в этих письмах.

Работа с исходящей корреспонденцией.

Инициатор создает регистрационную карточку в справочнике «Исходящая корреспонденция» на каждое отправление. Карточка содержит следующую информацию: отправитель, Центр-затрат, Способ отправки, стоимость отправки, Адресат, Рег.номер и дата. В описи можно описать содержимое отправки, а по кнопке «Документы» можно вставить ссылку на существующий в Директум документ, а также создать новый. Документ будет связан с данной записью справочника.

Сохранив регистрационную карточку исходящего письма необходимо распечатать штрихкод по кнопке «Штрихкод» и наклеить на конверт. По кнопке «Адрес» можно распечатать адрес получателя, предварительно скорректировав данные (адрес формируется из почтового адреса получателя и заполненных полей «Кому»).

При отправке курьерской службой необходимо отправить карточку на согласование, нажав кнопку «На согласование». При этом откроется диалоговое окно с параметрами маршрута. Для каждого центра затрат он индивидуальный (настраивается в справочнике «Центры затрат»). Пользователь может убрать или добавить исполнителей, которые согласовывают экспресс-отправку.

Будет отправлена задача на согласование отправки. После утверждения инициатору придет уведомление об утверждении. Если отправка не согласована, то при передаче письма секретарю появится сообщение об ошибке.

При передачи исходящей корреспонденции отв. лицу необходимо на компьютере на месте регистрации/ресепшене зайти по ярлыку «Получение, отправка и возврат корреспоненции» под своими учетными данными (логин пользователя и пароль, заданный ранее для работы с корреспонденцией) в режиме «Передача исходящей». Считать штрихкоды отправок и нажать «Отправить». При этом автоматически в карточке отправок будет зафиксировано: пользователь, передавший документ, дата передачи и изменен статус на «На отправке».

В справочнике «Исходящая корреспонденция» всегда можно отследить кто, когда, какой организации, каким образом отправлял письма. Ответственный за отправку сотрудник (например, секретарь приемной) для отправок по Почте России формирует отчет «Список отправлений по форме Почты России» и фиксирует факт отправки с помощью сценария «Перевод корреспонденции в статус отправлено». Отв. сотрудник имеет возможность зафиксировать в факт получения оправления Адресатом, а также факт возврата отправлений (по кнопкам из карточки отправки).

Права на работу с корреспонденцией.

В решении «Работа с входящей/исходящей корреспонденцией» предусмотрены разные виды прав на поля рег. карточек. Права зависят от статуса корреспонденции и текущего пользователя. Для входящей корреспонденции права разграничиваются для секретаря приемной, ассистентов отделов, адресата и остальных пользователей. Для исходящей корреспонденции: для секретаря приемной, ассистентов отделов, отправителя и остальных пользователей.

При этом, если установлен признак конфиденциальности письма, то опись и документы смогут увидеть только Адресат (и его замещающий) и все сотрудники его подразделения (для вх. корреспонденции), Отправитель (и его замещающий) и все сотрудники его подразделения (для исх. корреспонденции).

Заключение

Внедрение технического решения позволяет автоматизировать процессы регистрации входящей и исходящей корреспонденции на предприятии. Как следствие происходит:

• экономия ручного труда секретаря и всех отправителей;
• обеспечение быстрого и удобного поиска по всем входящим/исходящим отправлениям;
• разграничение прав доступа к корреспонденции;
• безопасная работа с конфиденциальными отправлениями;
• упорядоченное хранение информации по всем отправкам.

Делопроизводство в 1С

Понятия «Делопроизводство» и «Документооборот»

Ведение учета внутри компании непременно связано с обработкой множества бумажных документов. Оформление всех документов проводится через программу 1С:Документооборот которая автоматизирует и упрощает процесс создания и обращения всех бумаг. Этот процесс в программе называется делопроизводством.

Эти бумаги и файлы не остаются на месте – они непременно передаются в другие отделы, поставщикам, клиентам и другим партнерам, создаются специальные копии. Эти процессы называются документооборотом – обменом важными бумагами между сотрудниками компании и их правильное оформление для отправки партнерам.

Есть несколько весомых преимуществ такого документооборота. История взаимодействий и оформления заявок от одного отдела к другому хранится в системе и позволяют проверить всю работу сотрудников. К тому же, количество распечатанных бумаг, которые приходится хранить в офисе, заметно сокращается. Документооборот компании в программе 1С – это наиболее точный способ ведения внутреннего учета.

Типы документов в 1С Документооборот

Для правильного ведения учета операций, проходящих внутри организации, необходимо ввести определенную группировку. Все документы имеют свое направление – возможно, это внутренняя записка или счет на оплату, который пришел от поставщика. Документация разделяется на три потока, чтобы работа с ними велась отдельно и не пересекалась:

1. Входящие
2. Исходящие
3. Внутренние

Перед тем как информация, полученная в документации от партнера, перейдет к другому партнеру (станет исходящим документом), она должна быть обработана. Доступ к документу ограничивается администратором, и каждый работник будет менять статус оформления документа в программе. По мере изменения статуса он будет переходить из отдела в отдел, а затем на его основе оформится исходящий документ.

Входящие документы

Входящими являются те документы, которые поступают в компанию извне.

Есть несколько источников:

• Почта;
• Электронная почта;
• Курьер;
• Передача представителем другой компании.

Каждый из таких документов регистрируется и проходит три стадии обработки:

• Первичная регистрация (записывается основная информация, которая поможет распознать бумагу);
• Рассмотрение (выполняется одним из сотрудников компании);
• Исполнение (этой стадии может не быть).

В 1С можно записывать документацию, которая поступает от физических или юридических лиц. Под входящими документами может пониматься счет на оплату, претензия и т.п. На каждое входящее обращение следует давать ответ, но перед этим придется поменять несколько статусов по каждому запросу.

Во-первых, при попадании к одному из сотрудников организации документация будет зарегистрирована. Она получит статус запроса. В ходе рассмотрения следует поставить статус «В обработке», и, после того, как решение будет принято, обработка подходит к стадии «Исполнение», а статус меняется на «Ответ на запрос».

Исходящие документы

Под исходящим документом понимается бумага, которая оформляется внутри организации для отправки партнерам или же надзорным органам. Так, например, при помощи 1С удобно формируются отчеты для налоговой инспекции. Легко здесь создать документы для создания заказа поставщику и отправления чека своим клиентам.

Исходящая документация может стать ответом на входящий запрос или же быть создана сама по себе. Она создается в несколько этапов:

1. Создание текста, указание типа документа (запрос, требование, претензия, жалоба).
2. Согласование текста и корректировка. Лица, принимающие решение, должны ознакомиться с получившимися формулировками и внести свои исправления, если необходимо.
3. Утверждение текста. Когда все лица, принимающие решение, согласятся с принятыми корректировками, можно переходить к следующему шагу.
4. Регистрация в системе. Документу присваивается номер, заполняются основные поля, отражающие суть и цель отправки исходящей документации.

В системе 1С фиксируется только последняя стадия создания – регистрация. Идентификационный номер должен присваиваться ответственным работником (чаще секретарем) после того, как текст пройдет согласование, корректировки и утверждение ответственными лицами. До этого документация существует традиционно только на бумаге.

Если исходящий документ является ответом на входящий запрос, такие документы связываются в системе. До того, как будет принято решение, входящий запрос будет «ждать» в статусе «В обработке», а когда исходящий документ будет сформирован, этой переписке будет установлен статус «Отправлен ответ».

Внутренние документы

Любое движение денежных средств и материалов должно регистрироваться документально. Если операции не записывать или же не зарегистрировать всего одну операцию, можно сбиться в счете – «пропадут» деньги или материалы. Наиболее надежным способом учета является использование компьютерной программы, в том числе 1С.

Внутренняя документация может являться частью обработки входящих или исходящих запросов. В процессе принятия решения необходимо фиксировать отпуск товара или разрешение на оплату по счету, потому что все эти действия являются частью обработки запросов. К внутренней документации относятся служебные записки, приказы и другие важные бумаги.

Виды документа

Вид – это параметр, который влияет на:

• Плановый период обработки документации;
• Необходимые действия при обработке и перечень лиц, принимающих решение;
• Способ присвоения регистрационного номера.

Для каждого потока исходящей документации существуют отдельные виды. Так, например, для внутреннего потока в 1С созданы следующие позиции:

• Бухгалтерский отчет;
• Трудовой договор;
• Приказ по кадрам;
• Информационно-справочный документ;
• Регламент;
• Приказ по основной деятельности;
• Служебная записка.

В зависимости от потребностей и специфики работы организации можно создавать дополнительные виды документов с нужными полями. Стандартные шаблоны не всегда подходят, и поэтому в новых шаблонах можно изменить практически все параметры, чтобы сразу же можно было распечатать или отправить готовый документ, оформленный по стандартам компании.

Правила присвоения регномера

Регистрационный номер является главным реквизитом документа и является уникальным. Поиск отдельно взятой бумаги можно выполнить по номеру, поскольку идентичных сочетаний цифр не будет. Программа 1С ввела гибкую систему создания идентификационного номера. В него включаются и стандартные данных, и дополнительные.

В число стандартных данных, которые включаются в регистрационный номер, входит дата, вид, наименование корреспондента и подразделение, которое работает над документацией. Каждому виду и направлению присваивается свой номер. Его можно всячески видоизменять, чтобы по набору цифр было понятно, исходящий это запрос или входящий, а также какой отдел занимается его обработкой.

Каждый рабочий год регистрационные номера обновляются и начинаются с цифры 1. Также возможно присвоение совместного номера, когда в составлении документации участвовало несколько организаций. В этом случае под номером в базе данных ставится заметка о номере в базе данных другой компании. Короткие комбинации можно записывать в одну строку через дробь.

Учетно-регистрационная карточка

Для каждого документа независимо от его типа создается учетно-регистрационная карточка. Она напоминает функцию «Предпросмотр» в графических редакторах – здесь можно увидеть заполненный данными шаблон. Но это не все функции карточки – в ней есть несколько вкладок:

• Обзор (тот самый «предпросмотр);
• Реквизиты (регистрационный номер и прочие важные данные);
• Резолюции;
• Связи (все участники – лица, принимающие решение);
• ЭП;
• Переадресации;
• Категория;
• Рабочая группа.

Таким образом, используя карточку, можно просмотреть историю создания и редактирования документации. Записываются все действия сотрудников – в случае возникновения вопросов можно узнать, к кому обратиться за разъяснениями. Простота и чистота такого способа учета позволяет быстро устранять ошибки.

Устройство 1С таково, что даже параметры в учетно-регистрационной карточке можно менять: поскольку специфика деятельности организаций может существенно отличаться, им необходимо настроить программу под себя. Без такого функционала 1С не стала бы таким полезным инструментом ведения учета для многих организаций.

Использование дополнительных параметров

Несмотря на то, что в оформлении и обработке документации присутствует определенная рутина, каждому документу требуется дополнительная настройка. Прежде всего, для него вводится расширенный список параметров, относящихся к каждому документу. Как пример, такими реквизитами могут быть:

• Дата перевода (денежных средств);
• Новая должность;
• Цель выдачи;
• Размер заработной платы;
• Длительность;
• Сотрудник (или «Ответственый»);
• Дата начала (и дата окончания);
• Цель командировки;
• Список сотрудников;
• Срок;
• Статья бюджета.

Все эти параметры создаются для того, чтобы в несколько кликов заполнять документы, в которых будут отражаться действия сотрудников, движения денежных средств и материалов. Так записывается информация об отпуске и даже ведется отчетность о командировках – вводятся даты и список всех трат, которые компенсируют сотруднику.

Платформа 1С:Предприятие упрощает делопроизводство и делооборот внутри компании, поскольку делает эти процессы полуавтоматическими. Отдельные шаблоны уже включаются в программу, а сохранение истории взаимодействия сотрудников и обработки документации является базовой функцией программного обеспечения.

Как регистрировать документы в ЭДО

Из нашей статьи вы узнаете:

Правила регистрации документов

Регистрация документа — это запись сведений и статуса: создан, отправлен, получен. У записи есть регистрационный номер и другие характеристики.

Регистрационные данные хранятся в информационно-поисковой системе. Её называют базой данных, в которой можно найти документ по дате и времени, типу, статусу и другим параметрам.

Регистрационный номер ― это код документа в базе данных организации. В СЭД регистрации необходимо выполнять один раз, но бывают и повторные регистрирования, которые негативно влияют на производственные процессы.

Кроме регистрационного номера, формы имеют обязательные и дополнительные реквизиты.

• название организации;
• вид материала;
• дата;
• имя отправителя или корреспондента;
• краткое содержание документа;
• срок исполнения;
• статус.

• код классификатора (группы);
• гриф ограничения доступа;
• должностное лицо, контролирующее операцию;
• внутренняя переадресация;
• ключевые слова;
• наличие приложений.

Каждая организация сама определяет дополнительные реквизиты, которые вносят в базу электронного документооборота.

Однократное регистрирование

Вот, как первично фиксировать документы:

• централизованно проводить прием и отправку;
• распределять данные на документопотоки;
• быстро рассматривать входящие данные;
• устранять дубликаты;
• обрабатывать данные по регламенту.

Рекомендации разработаны для федеральных структур, но никто не запрещает использовать их в ЭДО коммерческих организаций.

Повторное регистрирование

Повторно зарегистрировать один и тот же документ невозможно, но на практике такое случается.

Например, так получается с файлами между отделами и филиалами — у каждого отдела операция имеет разные номера. Ещё повторная регистрация пригодится, когда одни и те же данные поступают в разной форме. Например, сначала по имейлу, по ЭДО, а затем курьером. Подлинник и копия регистрируются разными номерами.

В разных номерах легко запутаться. Поэтому единственный способ оптимизировать документооборот ― однократная запись. Защититься от дублей поможет система ЭДО.

Регистрации документов в СЭД

В СЭД создается своя первичная запись ― регистрационно-контрольная карта (РКК), в которой данные заполняются сразу. Ещё к РКК прикрепляется документ-основание.

РКК вместе с приложениями передается между отделами, автоматически записываясь в цифровую картотеку под номером. Над картой могут работать сразу несколько сотрудников из разных отделов. В РКК отображаются все этапы процесса — это облегчает контроль должностным лицам.

В единой базе сотрудники могут регистрировать карту для работы с документом в отделах из разных городов. СЭД минимизирует внутреннюю переписку.

Как не вносить данные дважды

На одну операцию поступает несколько бланков, например, сначала по имейлу, а потом бумажный оригинал. Сотрудник осуществляет поиск в информационно-поисковой базе по дате, контрагенту, сумме и иным параметрам. Если найдена РКК, то вновь поступивший бланк прилагают к ней. Если совпадений нет, регистрируют новую карточку.

В разные отделы приходят записи об одной операции. Их необходимо регистрировать под одним номером. При этом запись будет иметь несколько дат поступления в разные отделы. Это отразит сам факт получения нескольких копий, а номер присвоит тот сотрудник, который получит информацию первым.

В одной системе работают сразу несколько компаний. Подобное происходит в крупных холдингах. Одна компания отправляет документ со своим регистрационным номером, другая принимает его, наделяя его своим идентификатором. В этом случае, несмотря на общую базу, это не считается дублем, поскольку в документообороте участвуют два юридических лица. Аналогично стоит воспринимать документооборот между государственными органами как самостоятельными хозяйственными единицами.

Финансовый ЭДО также проходит через несколько отделов компании, обязательно регистрируется в бухгалтерии. Избежать дублей поможет интеграция товарно-учетных программ с единой базой данных.

Переход на обмен виртуальными бланками избавляет от большинства взятых в качестве примера ситуаций.

Простые правила, облегчающие работу с базами данных СЭД

Ведение регистрационного процесса в пределах одного календарного года. С наступлением 1 января нумерацию стоит обнулять. Это позволит избежать больших значений, уменьшить вероятность ошибок при поиске нужной записи. При этом необходимо настроить поиск от свежих карточек к старым.

Использование дополнительных сокращений в номерах. Например, к порядковому значению можно подключить автоматическое проставление символов. Например, счета-фактуры могут иметь вместо № 123 такой код — № 123-СФ. Кадровым бланкам можно присвоить символ К, распоряжениям — Р и так далее.

Единообразие форм. Не вся документация имеет установленные нормативными и законодательными актами формы. Для записей ЭДО стоит разработать единый электронный образец, используемый во всех отделах и подразделениях компании.

Единая процедура обработки входящих данных. Документ может поступить разными способами: цифровыми и бумажными письмами, факсимильными сообщениями, внутренними приказами и т. д. Порядок фиксации данных должен быть един для всех сотрудников компании. Регистрировать входящие данные необходимо сразу при получении, с обязательной проверкой на наличие копий. Для удобства внедряют дополнительный параметр идентификации ― способ поступления. Например, параметр со значениями Ф ― факс, БД ― бумажный документ, ЭП ― электронная почта. Это позволяет присоединять дополнительные данные к существующей РКК.

Заключение

• Важно, чтобы фиксация была однократной. Многочисленные перерегистрации создают путаницу и нерациональную трату рабочего времени.
• Движение записей ЭДО внутри отдела и между подразделениями должно проходить под единым номером.
• Минимизировать обработку данных, усовершенствовать электронный документооборот и взаимодействие между сотрудниками поможет СЭД.

Оптимальными системами считаются сервисы «Астрал.ЭДО» и «1С-ЭДО». У каждого из них свои преимущества. «1С-ЭДО» подходит работающим в одной из программ «1С». Это облегчит внедрение сервиса, позволит работать в привычном интерфейсе.

Если компании нужна большая мобильность, рекомендуем «Астрал.ЭДО». Она позволит входить в базу из любой точки, а не только из своего рабочего кабинета. Не понадобится устанавливать дополнительное ПО. Все, что вам нужно, — это стабильный интернет-сигнал, ноутбук или смартфон.

Узнайте, как улучшить ваш бизнес с СЭД, оставив заявку на нашем сайте.

7 советов УО по созданию регламентов работы с документами

В первой статье о документообороте мы рассказали о том, какие виды документов есть в управляющей организации, о первых шагах к построению системы работы с ними и о номенклатуре дел. Узнайте, на что обратить внимание при создании регламентов работы с разными потоками документов в УО.

Пропишите в регламенте по документообороту цель его создания

Документооборот – это движение документов в компании после их создания или поступления извне. Чтобы документ не потерялся и был вовремя исполнен, в управляющей организации должна быть чёткая система работы с документами: входящими, исходящими и внутренними.

Для этого в УО утверждаются регламенты документооборота, в каждом из которых необходимо указать:

• Чёткую схему движения документа от момента его создания/получения до исполнения.
• Сроки, которые отводятся на каждый этап работы с документом.
• Сотрудника, который несёт ответственность за документ на каждом этапе.

Цель таких регламентов – создать чёткую схему работы, чтобы любой сотрудник, который с ней знакомится, мог легко понять, как он должен поступать с теми или иными документами, свою роль в документообороте компании.

Не включайте в регламент ненужные ситуации

В регламенте по документообороту не нужно прописывать ситуации:

1. Которые в конкретной организации никогда не происходят.

Если УО никогда не получает писем от благотворительных организаций, то не нужно создавать схему работы с такой корреспонденцией.

2. Как в другой организации.

Создавать регламент по работе с документами необходимо исходя из существующей ситуации в каждой конкретной компании. То, что работает в одной УО, может оказаться неэффективным для другой.

3. Частные, мелкие, незначительные.

Все описанные в регламенте действия должны быть понятны и полезны для каждого сотрудника УО, учитывать общие интересы и соответствовать целям создания документа.

4. Сложные, непонятные сотрудникам.

Регламент должен быть чётким и лёгким в использовании, не содержащим непонятных терминов и сокращений. Аббревиатуры необходимо расшифровать перед тем, как приступить к изложению регламента.

Оформите регламент по работе с документами правильно

По сути регламент по документообороту – это инструктивное письмо с пошаговыми действиями сотрудников, совершаемыми в зависимости от вида полученного документа и ситуации. Он должен содержать общую последовательность шагов для работы с каждым входящим, исходящим или внутренним документом.

Инструктивное письмо для лёгкости восприятия строго структурируется:

1. В шапке указываются: пометка «конфиденциально», автор регламента, название компании, для кого предназначен документ и дата его создания. Этот блок информации для удобства выравнивается по правому краю.
2. Заголовок инструктивного письма указывается по центру и должен отражать суть регламента: «Регламент работы с входящей корреспонденцией», «Инструкция по работе с внутренними документами» и др..
3. Указываются причина и задача создания регламента. В таком случае сотрудники, которые будут его читать, поймут, зачем документ написан и для чего необходимо следовать изложенным в нём инструкциям.
4. Непосредственно текст инструкции. Управляющая организация может создать отдельно три инструкции для каждого вида документов отдельно, а может сделать общий регламент для документооборота, разбив его на главы или части. Каждое действие в последовательности должно быть чётким и исполнимым, для его выполнения у сотрудников должны быть необходимые инструменты и время. Если требование окажется неисполнимым, то инструкция не будет работать.
5. Результат. В последнем блоке можно указать, что получится, если вся последовательность изложенных действий будет правильно и в срок выполнена.

Для удобства чтения и усвоения материала текст должен быть разбит на смысловые блоки с использованием отступов. Не следует выделять в тексте отдельные строки или слова курсивом или полужирным шрифтом: читающие инструкцию сотрудники могут упустить из внимания остальные части документа. Выделяются только подзаголовки.

Регламент по документообороту должен быть утверждён и подписан руководителем УО, прошит и пронумерован. Хранить регламент удобнее в отдельной папке с инструкциями, обязательными для ознакомления и выполнения всеми сотрудниками УО. Первым листом в подобной папке расположите контрольный лист, в котором будет указана последовательность инструкций.

Включите в инструкцию все этапы работы с входящими документами

Самой важной в документообороте управляющей организации является инструкция по работе с входящими документами (ВхД), присланными жителями многоквартирных домов, РСО, подрядчиками, контрольными ведомствами. За их утерю и неисполнение в срок организации грозят штрафы и привлечение к административной ответственности.

В регламенте необходимо прописать порядок и сроки следующих действий с ВхД:

1. Приём и первичная обработка писем.

Корреспонденция может поступать по почте, доставляться курьерами, а также направляться в УО по электронной почте и с помощью факсимильной связи. В первичную обработку включаются: приём писем и документов, проверка целостности упаковки, правильность адресата и соответствие вложений.

Важно: обязательно определите сотрудника УО, который отвечает за данный этап, обозначив должность: делопроизводитель, секретарь, офис-менеджер УО или другая. Пропишите действия сотрудника на случай, если письмо доставлено по ошибке или с неполным пакетом вложений.

2. Регистрация и сортировка.

Регистрируется вся входящая корреспонденция. В УО могут быть созданы несколько журналов регистрации в зависимости от адресанта: журнал учёта обращений жителей домов, журнал учёта обращений органа ГЖН и т.д. Либо заводится единый журнал, проводится электронная регистрация ВхД.

Все конверты вскрываются, на первом листе или сопроводительном к документам письме проставляется дата и регистрационный номер. Такие же данные заносятся в журнал регистрации. Все полученные документы сортируются для передачи на рассмотрение руководству.

Необходимо определить и зафиксировать в регламенте перечень входящих документов, которые не подлежат регистрации: обычно это информационно-справочные письма, открытки и поздравления, реклама.

Важно: передача документов на рассмотрение должна производиться в день их регистрации. В регламенте можно предусмотреть, какие документы передаются руководителю УО, а какие – непосредственно в подразделения.

3. Рассмотрение и расписание руководителем.

Руководитель изучает содержание письма и пишет на документе резолюцию. Резолюция должна содержать указание на ответственное за исполнение лицо или подразделение, срок исполнения и необходимость контроля.

Важно: руководитель УО может разработать свою систему резолюций и указаний. Например: «В работу», «Переговорить», «В дело», «На контроль» и другие. В регламенте тогда поясняется, что в соответствии с каждой резолюцией должны предпринять ответственные сотрудники.

4. Передача на исполнение и исполнение документа.

Исполняет документ подразделение или сотрудник, которых назначил при рассмотрении письма руководитель УО в сроки, указанные им или которые следуют из текста самого письма.

Важно: в УО может быть предусмотрен порядок передачи документов на исполнение, в том числе под подпись в журнале. В таком случае ответственный за документооборот сотрудник и руководитель в любой момент смогут найти, когда и кем был принят на исполнение ВхД.

5. Передача документов на хранение.

Исполненный документ с копией ответа на него возвращаются ответственному за делопроизводство либо хранятся в отделе в специальных папках, если это предусмотрено системой документооборота в УО.

Важно: Копия ответа подшивается вместе с самим запросом, на ответе должны стоять исходящий номер и дата отправления, способ направления. Это поможет оперативно найти информацию по исполнению письма, если таковая потребуется. В журнале регистрации ВхД следует предусмотреть поля, чтобы внести в них информацию об исполнителе и дате направления ответа.

Если ответ важный, то в регламенте можно предусмотреть критерии определения важности письма и обязанность исполнителя проконтролировать, что адресат его получил, например, совершив контрольный звонок.

Чётко пропишите этапы работы с исходящими документами

Исходящие документы (ИД) проходят путь внутри УО от их создания до направления. Все этапы необходимо учесть и прописать в регламенте работы с исходящей корреспонденцией, куда попадают и ответы на запросы жителей домов, РСО, органов надзора.

Первым этапом после создания документа станет его согласование, при необходимости – доработка, затем утверждение. Порядок согласования также можно прописать в инструкции: например, определить, что ответы на запрос жителей МКД согласовываются с юристом УО.

Утверждает письмо тот, кто подписывает его перед отправкой. Если в УО принято отправлять жителям домов письма за подписью заместителя руководителя или начальника абонентского отдела – то именно они эти письма и утверждают, ознакомившись с листом согласования.

В регламенте обязательно должны быть установлены сроки, которые даются подразделениям на согласование документов. Это позволит направить ответ в срок или установить, кто превысил эти сроки.

Второй этап – регистрация и передача сотруднику, ответственному за отправку документа. Регистрировать исходящие документы необходимо в отдельном журнале. В самом письме в шапке проставляются дата и номер ИД, соответствующие данным в журнале регистрации.

Письмо может быть направлено и в электронном виде, в таком случае в регламенте должно быть зафиксировано, кто и с использованием какого адреса электронной почты это делает, разрешено ли сотрудникам направлять письма со своих электронных адресов.

При передаче писем на отправку ответственный сотрудник обязан проверить правильность указания реквизитов для направления документов, а работник, который отвечает за отправку, – правильность указания адреса после конвертирования корреспонденции.

Контрольная копия ИД должна храниться вместе с запросом, если это ответ на входящий документ, либо в папке исходящих писем у ответственного сотрудника УО или в создавшем его подразделении.

Создайте свою схему движения внутренних документов

Инструкция по работе с внутренними документами (ВнД) индивидуальна для каждой управляющей организации, так как зависит от размера компании, структуры и штата. В ней прописываются основные типы внутренних документов и основания, по которым эти документы создаются.

После создания ВнД проходит этап согласования, доработки и подписания у руководителя УО или подразделения, которое создало документ. Затем документ регистрируется в журнале регистрации внутренних документов. Журнал может быть один общий, или несколько – в зависимости от вида ВнД: отдельно приказы, распоряжения, служебные записки и т.д. Также журналы могут быть в каждом структурном подразделении.

После регистрации документ тиражируется, если его нужно распространить на несколько сотрудников/подразделений, или направляется в подразделение-адресат. Для каждого этапа движения внутреннего документа также должны быть установлены предельные сроки.

Сформулируйте следствия создания регламента по документообороту

Составление регламента работы с потоками разных документов поможет решить в УО несколько важных задач:

Чётко прописать сроки и ответственных за работу с входящей корреспонденцией, что сведёт к минимуму случаи утери документов и пропуск крайней даты ответа на входящие письма. Следовательно, УО не будут грозить штрафы за несоблюдение сроков ответа на письма согласно № 59-ФЗ, ПП РФ № 416 и других НПА.

Наладить взаимодействие между подразделениями, определить круг обязанностей каждого сотрудника, принимающего участие в документообороте.

Упорядочить схему движения документов внутри организации и свести к минимуму факты утери информации и неосведомлённости сотрудников по какому-либо вопросу.

Мы продолжим писать про нюансы создания и упорядочения документооборота в УО и в следующих статьях расскажем о номенклатуре дел, работе с архивом, создании шаблонов разных писем.

Управление документами

Оформляйте документы в соответствии с корпоративными стандартами организации, используя шаблоны с необходимыми реквизитами и бланки. Отслеживайте изменения и версии каждого документа, контролируйте качество подготовки и местонахождение бумажных экземпляров, сканируйте документацию. Направляйте документы на согласование, утверждение, ознакомление и исполнение, контролируя исполнительскую дисциплину.

Учет входящей и исходящей корреспонденции, ОРД

Входящие и исходящие документы можно просматривать списком или группировать, например, по отправителям или по видам документов. Прямо из списка можно быстро искать документы и выполнять все необходимые действия с ними (например, направлять на исполнение, печатать, отправлять по почте). Сотрудники могут сами менять под свои предпочтения состав, порядок и оформление колонок списка.

Контроль исполнения

• согласование (На согласовании, Согласован, Не согласован);
• утверждение (На утверждении, Утвержден, Не утвержден);
• рассмотрение (На рассмотрении, Рассмотрен);
• регистрация (Проект, На регистрации, Зарегистрирован, Не зарегистрирован);
• исполнение (На исполнении, Исполнен).

Состояния документа устанавливается вручную или автоматически процессами. Например, старт процесса согласования установит документу состояние «На согласовании», а успешное завершение этого процесса — «Согласован». При необходимости можно запретить сотрудникам менять состояния документов вручную. Можно настроить доступность полей и команд документа в зависимости от состояния.

Контроль документов. Ответственный за документооборот может контролировать возврат документов, находящихся у контрагентов, например, на подписании. Ответственный за работу с обращениями граждан может контролировать исполнительскую дисциплину сотрудников, готовящих ответы на эти документы. Этот отчет (как и другие отчеты) можно автоматически формировать и направлять руководителю к планерке.

Электронная подпись

В «1С:Документообороте 8» поддерживаются все три вида электронной подписи: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная. Электронная подпись используется для удостоверения целостности документа и авторства подписавшего. Усиленная и квалифицированная подписи могут использоваться также и для шифрования файлов. Подписывать можно документы, файлы, визы и резолюции. Поддерживаются любое криптографическое ПО с интерфейсом Crypto API. Например: MSECP (бесплатный), КриптоПРО, ViPNet. Допускается использование в одной базе сразу нескольких различных криптографических программ, как платных, так и бесплатных.

• разработать регламенты использования электронных подписей сотрудниками предприятия и приказом ввести их в действие;
• приобрести криптографическое ПО: удовлетворяющее ГОСТ Р 34.10-2012, поддерживающее Crypto API. Например, КриптоПро, Верба, VIPNet или другие;
• приобрести у удостоверяющего центра сертификаты ЭП для тех сотрудников, которые будут подписывать или шифровать документы;
• включить настройку программы «Использовать электронные подписи и шифрование»;
• добавить в программу полученные сертификаты и настроить правила их использования;
• настроить шаблоны процессов «1С:Документооборота 8» так, чтобы программа обязательно запрашивала электронную подпись при согласовании или утверждении документов.

Потоковое сканирование и штрихкодирование

Сканирование. Файлы в программу можно заносить сканированием — как ручным, так и потоковым (в том числе и через сетевые сканеры). Отсканированное изображение помечается как скан-копия оригинала и автоматически распознается. Поэтому скан-копии оригиналов можно находить полнотекстовым поиском. Рекомендованные настройки сканирования — 200 DPI, цветное, JPG, качество 75. Примерный размер скана страницы А4 — 400Кб.

Выбранные настройки сканирования автоматически сохраняются для последующего сканирования. В один клик можно собрать отдельные отсканированные страницы в один многостраничный скан формата TIFF или PDF.

• печатать штрихкод на самом документе, на наклейке или на пустом листе;
• автоматически вставлять штрихкод в файлы формата Microsoft Word (doc, docx);
• распознавать все штрихкоды, вставленные в документ и вами, и вашими контрагентами;
• моментально находить документы по любым штрихкодам как с клавиатуры, так и с использованием сканера штрихкодов.

Штрихкоды используются программой при потоковом сканировании — именно через штрихкод «1С:Документооборот 8» понимает к какой карточке прикрепить тот или иной скан. В типовой поставке поддерживается только EAN-13.

Архивное хранение и поиск

Передача дел в архив. В программе можно отразить передачу дел (томов) в архив. При этом программа сама проверит, что дело закрыто и срок его хранения истек. Предусмотрена печать стандартной формы «Опись дел» для установки на ней печати организации и подписи ответственного лица. Переданные в архив дела и документы не пропадают из информационной базы и доступны для поиска, сбора статистики и анализа.