Виды писем – образцы, примеры и правила написания

• по почте
• по факсу
• в электронном виде

• одному
• нескольким

• от руководства организации
• коммерческая
• судебная
• личная

• регламентированные (по установленной форме)
• нерегламентированная

• финансовые
• юридические
• касательно материально-технической базы

• для разъяснения рабочих моментов
• этикетного характера

Еще письма делят на инициативные (отправленные по инициативе организации с определенной целью) и ответные.

Рис. 2. Виды деловых писем

Виды информационных писем

Существует множество видов информационных писем. Они создаются для того, чтобы проинформировать получателя.

К этой категории относятся:

• Уведомление — передает информацию официального характера. Часто публикуется в СМИ.
• Реклама — направлена на то, чтобы оказать положительное влияние на потенциальных участников или покупателей.

Рис. 3. Структура делового письма

Просьба и предложение

Письмо-просьба или предложение создаются, чтобы оказать стимулирующее действие, побудив человека совершить конкретное действие. В этой категории выделяют несколько видов:

• Просьба. Его цель — побудить к действию или дать важные данные для автора. Требует ответного письма.
• Запрос . Требует получить официальные данные, подтверждающие документы. Требует письма в ответ.
• Предложение . Вносит предложение возможному клиенту, партнеру или сотруднику. Оно бывает инициативным или посланным в ответ.
• Заявка . С его помощью выражается желание стать участником мероприятия или подтверждается согласие на продажу товара или оказание услуг. Не требует официального ответа, но нуждается в реакции получателя.
• Заказ . Выдвигает определенное предложение покупателю в соответствии с четкими условиям. Чаще всего посылается в ответ на письмо-предложение.
• Приглашение . Посылается, чтобы пригласить желаемых участников мероприятия. Часто составляется на определенном бланке.

Требование и претензия

Такие письма направляются юрлицам или физлицам тогда, когда они не выполнили свои задачи или обязательства, или это было сделано не так, как было оговорено:

• Письмо-требование — направляется для стимуляции получателя выполнить свои обязательства, если есть предположение, что в процессе будут нарушения или если они уже возникли.
• Письмо-претензия — содержит заявку о том, что были не соблюдены основные положения договора, и отправитель требует компенсировать убытки.

Гарантия, подтверждение, рекомендация

Содержание этих писем понятно из их названий:

• Гарантия — это послание, которое становится подтверждением, что обязанности организации будут исполнены согласно договоренности. Они могут быть отправлены и физлицам, и юрлицам.
• Подтверждение — отправляется получателем с информацией о том, что важные бумаги или другие ценности были им получены. Такое же сообщение дается в ответ на приглашение на мероприятие.
• Рекомендация — отправляется физлицу для того, чтобы оно могло пройти обучение или получить рабочее место.

Этикетные письма

К этой категории относятся послания, которые выражают поздравления, соболезнования и т.п.

Рис. 4. Классификация официальной переписки

Этикетными называют письма:

• Поздравление — отправляют в связи с радостным значимым событием;
• Благодарность — физлицу или юрлицу, чтобы сказать “спасибо” за услуги или действия;
• Соболезнующее — отправляется адресату в случае бедствия, гибели, ЧП с выражением соболезнований;
• Извинение — отправляется в случае неправильно выполненной услуги и т.п.

Практически для каждого вида письма есть утвержденная форма, требования к составу, содержанию, использование шаблонных фраз, норм обращений. Каждая организация обязана придерживаться этих правил.

Как может быть отправлено письмо?

Почтовая служба дает возможность отправить послание разными способами. По этому фактору различают несколько разновидностей писем:

• Простое — вкладывается в конверт с маркой и отправляется по почте. Это самый обычный тип отправления, при котором отправитель не получается данных о том, когда было отправлено его письмо. Также обычно они идут дольше.
• Заказное — регистрируется в почтовом отделении. Отправитель получает квитанцию с указанием времени доставки.
• Заказное с вручением . К нему дополнительно крепится талон, на котором указаны данные получателя и описание содержимого. После доставки этого талон отсылается отправителю, подтверждая, что письмо вручили адресату в руки.
• Заказное с описью вложения — направляется как два предыдущие вида, но к нему добавляется бланк с описью вложения. Один — отдается сотруднику почту, второй — остается на руках у отправителя.

Деловая переписка в наше время является отдельной наукой. Крайне важно правильно составить сообщение, так как это позволит добиться своей цели, придерживаясь норм деловой этики. Некорректно написанное послание может негативно повлиять на репутацию организации и сказаться на ее дальнейшей деятельности.

Примеры и образцы написания разных видов писем смотрите в предложенном видео.

Деловое письмо: виды, правила оформления, структура

Деловое письмо является неотъемлемым элементов поддержания партнерских отношений между клиентами, поставщиками и заказчиками.

Грамотный текст, корректное оформление и соблюдение этики деловой переписки позволяет наладить не только взаимовыгодное сотрудничество, но и повысить имидж компании.

Прежде, чем приступить к оформлению делового письма, стоит определиться с основной целью. Это может быть выражение благодарности, приглашение, поздравление или предложение сотрудничества. Деловое письмо должно максимально четко выражать основную мысль и составлено с учетом требований деловой переписки.

Основные требования, предъявляемые к оформлению делового письма

• Наличие фирменного бланка с наименованием организации, адресом, логотипом и печати;
• Обязательно наличие полей: слева – 3 см, справа –1,5 см;
• В шапке делового письма обязательно указывается получатель (ФИО, должность);
• В соответствии с требованиями делопроизводства, в левом верхнем углу указывается дата отправки письма и его регистрационный номер;
• Деловое письмо подписывается отправителем (ФИО, должность);
• Традиционно, деловое письмо составляется с использованием шрифта Times New Roman с 12-м размером и одинарным интервалом.

Яркими примерами писем деловой переписки являются оферта, гарантийные или сопроводительные письма, которые отличаются рядом характеристик.

• Оферта представляет собой деловое предложение о сотрудничестве с указанием деталей договора и является предварительным этапом заключения основного договора;
• Основная цель сопроводительного письма – предоставление дополнительной информации, сведений или фактов, которые могут заинтересовать потенциального клиента или работодателя. Такие виды писем могут прекрасно дополнить резюме, оферту или коммерческое предложение;
• Гарантийное письмо относится к виду некоммерческой документации и представляет собой обязательство выполните те или иные действия (оплату, прием на работу или поставку товаров).

Чтобы корректно донести информацию до получателя, за основу можно взять образец делового письма, структура которого легко адаптируется для каждого из видов переписки.

• Вступление, содержащее обращение, заголовок и основную цель;
• Главная часть, в которой излагается суть письма и необходимые детали;
• В заключении указывается ФИО отправителя, должность и пожелания, если таковые уместны.

Образцы деловых писем

Образцы благодарственных писем:

Благодарственное письмо – это деловое письмо, которое содержит слова благодарности по какому-то поводу: за профессиональную работу, качественно оказанные услуги и т.п. Письмо-благодарность может быть адресовано организации в целом либо какому-то конкретному человеку. Оно может являться письмом-ответом на инициативное письмо: письмо-поздравление, письмо-приглашение либо инициативным письмом, написанным по собственной инициативе составителя.

Образцы гарантийных писем:

Гарантийное письмо – это некоммерческое деловое письмо, которое содержит в себе подтверждение (гарантию) выполнения каких-то действий или соблюдение определенных условий: сроков и факта оплаты за полученную продукцию, выполненную работу либо оказанные услуги, гарантии качества и прочее. Иными словами, гарантийное письмо является способом обеспечения исполнения обязательства стороной сделки. Гарантийное письмо может составляться в ответ на письмо-претензию.

Информационное письмо – некоммерческое деловое письмо, основной целью которого является информирование, реклама, извещение о дальнейшем сотрудничестве, о сроке действия договора, об аспектах деятельности компании, продукции компании и т.п. Информационное письмо может выступать в качестве маркетингового инструмента на пути продвижения продукции компании, привлечения новых клиентов и увеличения продаж.

Оферта. Образцы писем-предложений

Оферта (договор оферты) – это предложение о заключении договора о сотрудничестве с указанием основных деталей сделки: наименования, количества, качества, цены товара, условий и срока поставки, оплаты, способа доставки. Она является предварительной стадией заключения договора. Лицо, делающее предложение, называют оферентом, принимающее – акцептантом. Предложение, сделанное неопределенному кругу людей, называется публичной офертой.

Рекламация. Образец рекламации (письма-претензии)

Рекламация – это претензия, которая составляется при совершении сделки в случае неудовлетворенности одной стороной качеством, количеством, ассортиментом полученного товара, сроками поставки и т.п. Письмо-претензия (рекламация) содержит претензии к стороне, нарушившей свои обязательства по договору и требования о возмещении убытков: о замене некачественного товара, устранении дефектов, снижении цены и прочее.

Сопроводительное письмо – это вид делового письма, которое составляется при отправке документов, коммерческого предложения, резюме и т.п.

Рекомендательное письмо – это документ, который представляет собой отзыв о соискателе со стороны его бывшего руководителя либо сотрудника с профессиональной точки зрения.

Рекомендательное письмо содержит в себе краткую характеристику профессиональных навыков, достижений человека, его основных успехов во время учебы либо работы, сильных сторон. С помощью рекомендаций работодатель может увидеть более четкую картину профессиональной деятельности кандидата, узнать мнение о нем как о сотруднике со стороны людей, которые с ним работали либо учились. Рекомендательное письмо требуют не все работодатели, но при поиске новой работы лучше все-таки позаботиться о его наличии и, как и сопроводительное письмо, приложить к резюме – это придаст большую солидность кандидатуре соискателя.

Письмо-напоминание. Образец письма-напоминания

Письмо-напоминание – это побуждения получателя к какому-то еще невыполненному обязательному действию и меры, которые будут приняты в случае невыполнения обязательств. Такое письмо может содержать напоминание об оплате, о долге, может отправляться в случае отсутствия ответа на письмо, отправленное ранее и т.п. Составляют письмо-напоминание в том случае, если не удается с помощью переговоров добиться желаемого результата. Часто напоминание является одновременно просьбой.

Письмо-подтверждение. Образец письма-подтверждения

Письмо-подтверждение – это некоммерческое деловое письмо, которое составляется с целью подтверждения о получении переданных материалов, информации, документации, достигнутых ранее договоренностей и т.п. Оно может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением. Письмо-подтверждение является знаком глубокого внимания и уважения к получателю.

Письмо-поздравление. Образец письма-поздравления

Письмо-поздравление – это некоммерческое деловое письмо, которое составляется с целью поздравления человека либо организации по какому-то поводу: личному празднику либо достижению, государственному, корпоративному празднику и т.п.

Письмо-приглашение. Образец письма-приглашения

Деловое письмо-приглашение – это приглашение на какое-то мероприятие: конференцию, работу, собеседование, выставку, встречу, концерт, благотворительный вечер, семинар, совещание и т.п.

Текст приглашения должен содержать четкую и конкретную информацию о дате и месте проведения торжества. Письмо может быть адресовано как одному лицу, так и нескольким одновременно.

Отправляется письмо-приглашение, как правило, за несколько дней или даже недель до проведения мероприятия, чтобы приглашенный человек имел время и возможность принять решение и собраться на торжество.

Желательно отправлять письмо-ответ на предложение, даже в случае отказа от предложения. Отказ необходимо сформулировать вежливо, указать причину отказа, пусть даже выдуманную. Оформление письма-приглашения осуществляется согласно правил, установленных для делового письма.

Письмо-просьба. Образец письма-просьбы

Письмо-просьба – это просьба о получении необходимой информации, товаров, услуг, документов, о предоставлении рекомендаций, об организации встречи и др. При его составлении нужно обосновать необходимость выполнения просьбы. Оно может быть адресовано какому-то конкретному физическому лицу либо юридическому лицу – организации. Данный вид письма может содержать в себе не одну просьбу.

Письмо-соболезнование. Образец письма-соболезнования

Письмо-соболезнование – это выражение сочувствия по поводу какого-то печального события либо утраты: соболезнования по поводу смерти, аварии и т.п.

Информационное письмо: образец, задачи, виды и правила написания

Формат информационного письма используется не только в деловом общении, но и в email маркетинге. В этой статье мы рассмотрим образцы информационных писем, их виды и задачи.

Содержание

Что такое информационное письмо

Информационное письмо — это письмо делового характера, в котором сообщаются официальные сведения. Например, о деятельности компании, изменениях в реквизитах, расширении ассортимента или внедрении новых услуг.

Образец информационного письма:

Информационное письмо — образец документа

В email маркетинге такими письмами являются сообщения, которые как привлекают новых клиентов, так и удерживают постоянных. Это может быть полезный и познавательный контент, подборка статей или вебинаров, информация о товарах или услугах, свежие новости о событиях из жизни компании.

Пример информационной рассылки — уведомление о свежих статьях в блоге, предстоящем мероприятии и вебинаре, а также анонс конференции и нового материала на портале про технологии для бизнеса.

Вариант информационной рассылки

Зачем нужны информационные письма

Цель информационного письма в корпоративной среде — донести важную информацию конкретному лицу.

Задачи:

• Уведомить сотрудника или партнера об изменениях в бизнес-процессах.
• Напомнить о встрече, мероприятии или о том, что нужно сделать сотруднику.
• Утвердить решения.
• Высказать свое мнение по какому-либо вопросу.
• Обсудить ассортимент или ценовую политику.

Цель информационного письма в email маркетинге — это не прямая, а косвенная продажа продукта. Оно служит для поддержания общения с подписчиками, информирования аудитории и привлечения потенциальных клиентов.

Задачи рассылки:

• Удерживать внимание клиентов, подписчиков, сотрудников или партнеров.
• Подтверждать экспертность.
• Напоминать о событии, мероприятии, продукте.
• Привлекать трафик на сайт.
• Уведомления об оплате, статусе заказа или подтверждения регистрации.

В информационных рассылках могут быть призывы совершить целевое действие, но это не является обязательным пунктом.

Автоматизация email рассылок

Отправляйте цепочки триггерных сообщений приветствия, брошенной корзины, реактивации, совмещая внутри одной цепочки email, SMS и web push.

Разновидности

В этом разделе рассмотрим разновидности писем на примерах.

Письмо-уведомление

Этот формат уведомляет адресата о событиях, изменениях, нововведениях или фактах, которые представляют взаимный интерес.

Ниже показан пример письма с уведомлением — адресата ожидает посылка в месте вручения. Человек может выбрать, как ее удобнее забрать: прийти самостоятельно или заказать доставку.

Пример письма с уведомлением

А здесь показано официальное письмо с уведомлением в виде документа, который может быть отправлен по отделам института или с помощью онлайн-рассылки.

Официальное письмо с уведомлением. Источник

Письмо-напоминание

В этом письме адресату напоминают о том, что ему следует сделать. Например, ответить на предыдущее извещение, выполнить обязательства или прийти на запланированную встречу.

Ниже пример рассылки с напоминанием о том, на какое время намечено начало мастер-класса.

Пример рассылки с напоминанием

А здесь представлен образец письма с напоминанием в корпоративной среде:

Информационное письмо — пример сообщения с напоминанием. Источник

Письмо-подтверждение

Сообщение, которое закрепляет ранее оговоренные между собеседниками договоренности. Например, проведение оплаты или согласование предложений.

Ниже показан пример письма, которое подтверждает сотрудничество между компаниями.

Образец письма с подтверждением. Источник

А здесь — письмо от службы доставки, которая подтверждает получение заказа от клиента.

Пример письма с подтверждением от службы доставки

Письмо-заявление

Сообщение, в котором адресант объясняет изменения в условиях договоренности.

Пример письма заявления, где сообщается об отказе от участия в семинаре по причине отсутствия сотрудника, который занимается данным вопросом.

Пример письма с заявлением

Рекламно-информационное письмо

Этот формат похож на коммерческие предложения, но при этом он носит скорее ознакомительный или рекомендательный характер. В подобных письмах можно увидеть информацию о товарах или услугах, расширении ассортимента, изменении ценовой политики.

Пример рассылки рекламного характера, в которой компания рассказывает об изменениях в своем сервисе и сообщает о новых инструментах для ведения процессов при удаленной работе.

Пример рассылки рекламного характера

Скриншот письма, в котором адресант предлагает ознакомиться с услугами и возможностями компании.

Пример рекламно-информационного письма. Источник

Как написать информационное письмо

Информационные письма в корпоративном документообороте оформляются в произвольной форме. Главное — придерживаться основ деловой переписки:

• Отсутствие орфографических и пунктуационных ошибок.
• Текст логично структурирован.
• Отсутствие воды.
• Выравнивание текста по ширине.
• Нумерация страниц — в случае, если содержимое письма предполагает большой объем информации.
• Классические шрифты для деловой переписки — Times New Roman, Arial.
• Одинаковые отступы в шапке и теле письма.
• Отсутствие эмоционально окрашенных фраз и просторечных выражений.

В email маркетинге такое письмо тоже оформляют в свободной форме, но рассылку нужно сделать релевантной и интересной, чтобы подписчик захотел его прочесть, а не удалить.

Информационное письмо легко создать и отправить бесплатно в сервисе SendPulse. Зарегистрируйтесь на главной странице и выберите «Создать рассылку».

Как быстро создать рассылку в кабинете SendPulse

Далее выбираете шаблон, настраиваете шапку и тело письма.

Ниже показаны примеры готовых бесплатных шаблонов и удобный конструктор писем в SendPulse, в котором вы можете поменять все оформление под свои цели или создать шаблон с нуля:

Пример, как можно создать рассылку в SendPulse

После нажимаете «Сохранить и продолжить» и настраиваете рассылку:

Настройка рассылки

Проверяете корректность письма, выставляете время рассылки:

Настройка времени отправки

Рекомендуем к прочтению! Узнайте больше об email маркетинге:

Образцы информационных писем от интернет-магазинов

В этом разделе мы собрали примеры информационных писем от интернет-магазинов.

Adidas. Компания не так давно разработала коллекцию одежды из переработанного пластика. В своей рассылке бренд рассказывает, как любой человек может помочь избавиться от пластиковых отходов, приняв участие в челлендже, который начался в 2017 году.

Рассылка от интернет-магазина одежды

Samsung. Компания периодически присылает полезные рассылки, в которых рассказывает о нововведениях, о товарах, сравнивает продукты, предлагает варианты решения бытовых проблем.

Рассылка от интернет-магазина бытовой техники

Ubisoft Store. Компания уведомляет клиента о том, что безопасность личного кабинета пользователя усилена за счет двухэтапной аутентификации.

Пример письма от магазина онлайн-игр

Заключение

В данной статье мы рассмотрели информационное письмо и варианты рассылок, познакомились с видами писем и разобрали образцы их оформления.

• Регулярная информационная рассылка укрепляет отношения с клиентом.
• Создавайте релевантные и привлекательные письма.
• Поиграйте с форматами рассылок и их наполнением — размещение заголовков, картинок и видео.
• Чередуйте промо и информационные письма.
• Адаптируйте рассылки под все виды устройств.
• Перед отправкой письма проанализируйте его назначение — какое действие должен совершить человек: прочитать материал, перейти на сайт, написать ответное письмо и тому подобное.

В SendPulse вы можете настроить не только отправку email, но и подключить SMS, WhatsApp и Viber рассылки, push уведомления, использовать CRM и конструктор лендингов, а также чат-ботов в мессенджерах Facebook Messenger, ВКонтакте, WhatsApp и Telegram!

Письмо на русском языке

На уроках русского языка часто дают задание «написать письмо».

Это может быть письмо другу, учителю, директору школы или родственникам.

Навык писать письма в последствии пригодится и на уроке английского языка.

Итак, начнем с того, что такое письмо…

Письмо – это написанный или напечатанный текст, вымышлено или реально посылаемый адресату для сообщения какой-либо информации.

Чтобы выполнить задание и написать письмо, нужно четко следовать плану:

• Приветствие.
• Основная мысль письма.
• Прощание.

Перед написанием письма необходимо четко выбрать тему сообщения адресату.

Если адресат – друг или близкий родственник, то письмо может носить личный характер и разговорный стиль. Предложения носят эмоциональную окраску, неполные и простые.

Если адресат – официальное лицо, то письмо имеет официально-деловой или научный стиль.

Любое письмо должно содержать диалог, вопросы, на которые собеседник должен будет ответить в обратном письме.

Образцы писем на русском языке

Письмо учителю

Дорогая, Марья Ивановна!

Мы очень рады, что вы наш учитель. Вы нас научили читать, писать, работать группой. С вами мы познаём мир, узнаём много нового. Вы очень добрая и умная. Мы очень любим учиться с вами. Ведь каждый учитель вкладывает все свои силы и знания в учеников. Хотелось бы пожелать вам здоровья и терпения на вашем жизненном пути. Обещаю, что буду стараться ещё лучше учиться, ведь вы тоже радуетесь нашим успехам!

До свидания, Марья Ивановна.

Здравствуйте, уважаемая Марья Ивановна!

Я вас очень люблю! Желаю вам счастья, здоровья и хороших учеников. Чтобы у вас всё получалось, и вы достигали любых целей!

До свидания, Марья Ивановна.

Здравствуйте, Марья Ивановна!

Как у вас дела? Что делаете? Спасибо вам, что вы нас учите. Мне очень нравится ходить в школу! В школу хожу всегда с улыбкой на лице! Мне очень нравится, как вы ведёте уроки, они очень интересные!

До свидания, дорогая Марья Ивановна!

Письмо бабушке

Здравствуй, моя любимая бабушка!

У меня всё хорошо. Через неделю у нас в школе начнутся осенние каникулы. Я очень их жду. У меня появится больше времени на общение с друзьями. И я смогу приехать к тебе в гости на несколько дней. Я очень по тебе скучаю.

Как у тебя дела? Что нового? Жду с нетерпением твоего ответного письма.

Как дела? Куда ездила летом?

Например, мне дед летом сделал качели и турник. Мы с ним ездили на озеро купаться. А ещё я, папа и дед ездили в поход, на гору. Мне очень понравилось, потому что мы ночевали в палатке и, когда мы отдыхали, к нам подбежала лиса. Когда мы поднимались я лез по снегу. Снег летом лежал на горе.

Жду от тебя ответа. Пока, пока, бабушка.

Письмо кошке

Я очень по тебе соскучился. Скоро у меня начнутся осенние каникулы. Мы снова увидимся. Мне нравится гладить тебя. Твоя шерсть мягкая и пушистая, а расцветка серая в полосочку. Мы будем с тобой играть.

Осталось несколько дней до окончания четверти. Жди меня!

Письмо другу с другой планеты

Добрый день, дорогой друг из соседней галактики!

Пишет тебе друг с планеты Земля, из галактики Млечный путь. Мне десять лет, и я учусь в третьем классе. Я люблю читать и рисовать. На нашу планету обрушилась эпидемия короновируса, и мы все должны ходить в масках.

Расскажи, пожалуйста, как ты живёшь на совей планете и чем любишь заниматься.

До свидания, друг, буду ждать от тебя ответа.

Письмо другу

Очень хотелось узнать, как у тебя дела дома, в школе, чем занимаешься? Вспоминаешь ли ты наши летние дела, стройку, как играли, проводили время на реке? А я очень скучаю по ребятам. Мне всегда было интересно играть с ними и с тобой. Все воспоминания весёлые и радостные, поэтому хочется в деревню и лето.

А сейчас этого нет. Ребят почти не выпускают на улицу. У нас разные смены в школе. Много задают уроков, а в школе совсем не интересно. Иногда папа водит меня в skete-park. Там я катаюсь, стараюсь сделать какие-нибудь трюки, но не всё получается сделать. И ещё там злые парни, которые задираются и обзываются. Если бы были рядом вы, мы бы им тогда показали, кто тут главный. Вот и всё. Пиши. Буду рад получить от тебя письмо. До свидания. Жду от тебя ответа. Твой друг Пашка.

Как твои дела? У меня все хорошо. И вот такие у меня новости.

В школе у нас теперь новые парты. Вчера у нас была инсценировка по сказке «О царе Салтане», и я была там третьей девицей, которая потом стала царицей.

На выходных я ездила к своей сестре. С ней мы пошли в торговый центр «Планета». Мы с сестрой играли на игровых автоматах и пили газировку. После этого мы поехали домой. Дома я играла с собакой Сэмом и с двумя котами, вот и все новости.

Как писать деловые письма (с примерами и образцами)

Чтобы переписка с клиентами или партнерами имела юридическую силу, ее важно правильно оформить. В статье вы узнаете, как написать деловое письмо, чтобы оно могло защитить ваши интересы. Эти навыки необходимы всем, особенно фрилансерам.

Содержание статьи:

• Что такое деловое письмо?
• Виды корреспонденции
• Как начать, закончить и оформить письмо?
• Примеры и образцы деловых писем
• Где учиться писать письма?
• Общие правила переписки

Что такое деловое письмо?

Это письменное обращение к потенциальному или реальному деловому партнеру или в официальные инстанции. Его цель – побуждение адресата к действию (приобрести продукцию, выполнить условия, дать разъяснения, обращаться по новому адресу, выслать документы).

Появление электронной почты привело к тому, что вся деловая корреспонденция разделились на группы:

Должна содержать ряд обязательных реквизитов, чтобы иметь юридическую силу.

Электронная по форме бумажных

Оформляется в офисных форматах (doc, docx, rtf, pdf) и содержит реквизиты. Прикрепляется в виде вложений.

Непосредственное обращение в форме электронного сообщения.

Важно знать, как правильно писать деловые письма. От того, насколько грамотно все оформить, зависит вероятность и скорость совершения адресатом ожидаемых действий. Стиль и содержание переписки определяют успешность сотрудничества с партнерами и официальными инстанциями.

Деловое письмо не стоит путать с неформальной перепиской между коллегами и партнерами. Разница между ними заключается в позициях сторон:

Деловое письмо – это обращение от имени организации или специалиста. Стиль и форма подразумевают его дальнейшее использование в статусе документа. При разногласиях или развитии партнерства оно будет подтверждать информацию (факт обращения, дату, условия и т.д.).

Неформальные разговоры, даже в электронном виде, «к делу не пришьешь». Поэтому многие специалисты рекомендуют (а в некоторых организациях руководители напрямую требуют) в обязательном порядке фиксировать все достигнутые договоренности в форме деловой переписки, даже если разногласий не предвидится.

Форма и стиль делового письма должны побуждать адресата «дать делу ход»: изучить информацию, передать ее дальше, придерживаться договоренностей.

Переписка между «дизайнером Марией» и «заказчиком Леной» в мессенджере в стиле «ок, делаю» – ни к чему не обязывающие слова. Электронное письмо: «ТЗ получено. Срок исполнения – 14 декабря включительно. Исполнитель – дизайнер Космакова Мария» – это то, на что можно ссылаться! Доверие к деловому партнеру, настрой на сотрудничество второй вариант обеспечит с большей вероятностью.

Умение общаться, в том числе письменно – настолько важно, что сейчас в интернете есть специальные курсы на эту тему. Например, в университете Нетология обучают ведению переговоров, в том числе – правилам деловой переписки, коммуникаций по телефону, личному общению, управлению эмоциями и многому другому. Курс можно пройти за счет работодателя, что делают примерно 40% студентов.

Если вы работаете с иностранными клиентами, то вас может заинтересовать курс по ведению деловой переписки на английском языке. Он проводится в университете Skillbox. Для его прохождения требуется уровень знания английского не ниже Intermediate (В2).

Виды деловых писем

1. Информационное. Материалы, отправляемые в рамках сотрудничества (например, HR-менеджер пересылает заказчику резюме кандидатов или специалист коммерческого отдела – образец договора).
2. Гарантийное. Подтверждает обязательства и содержит просьбу об ускорении действий (например, отгрузить товар с пост-оплатой).
3. Коммерческое предложение. Синтез рекламы и предложения о сотрудничестве.
4. Извещение. Предупреждение об изменении обстоятельств (смена реквизитов, адреса, графика и т.п.).
5. Оферта. Документ, подтверждающий готовность сотрудничать на основании ряда существенных условий. Может быть отправлена в ходе участия в конкурсе, предварительного согласования договора, отбора предложений.
6. Требование. Запрос разъяснений, информации, сведений. Оформляется как просьба («Просим разъяснить…, выслать… и т.д).
7. Рекламация (претензия). Содержит указание на нарушение условий договора (или договоренностей), недопустимые действия. Для этой формы необходимы ссылки на пункты договора или оферту, конкретизация требований и описание негативных последствий при их неисполнении (пени, штрафы, обращение в суд, разрыв сотрудничества и т.д.).
8. Сопроводительное письмо. Может быть как формальным подтверждением (например, опись вложений для подтверждения получения документов), так и разъяснением причины отправки документа (например, отправляя резюме, соискатель объясняет – чем его привлекла вакансия и почему он считает себя подходящим кандидатом).
9. Подтверждение о получении документов и писем. Это не только «хороший тон» делового общения, но и демонстрация взятых обязательств. Используя подтверждение, специалист может сократить количество «ненужных» звонков и обращений.
10. Письмо – обратная связь. В этом случае необходимым элементом является указание на входящий документ или вопрос.
11. Просьба. Невозможно исключить случаи потери документов, переноса встреч, недопонимания, возникновения дополнительных условий. Письмо-просьба позволяет своевременно решить возникающие вопросы.
12. Письмо – фиксация важной информации. Все устные и неформальные договоренности имеет смысл закреплять письменно.
13. Отзыв. Такой документ может содержать позитивную или негативную информацию об опыте сотрудничества, работе конкретных специалистов, благодарности, поздравления.

Приглашение. Содержит описание мероприятия и условия участия.

Как правильно писать и оформлять деловые письма?

Общие правила, которым нужно следовать:

1. Краткость (минимум прилагательных, вводных слов, рассуждений).
2. Для каждой мысли – отдельный абзац. Например, в первом – указание на нарушенный пункт договора, во втором – требование, в третьем – описание последствий.
3. Предпочтителен слегка «бюрократизированный» тон от «третьего лица»: «Просим рассмотреть…», «Эксперт предлагает консультацию…» и т.д. Большую степень неформальности позволяют в коммерческих предложениях и приглашениях, так как в них используются инструменты маркетинга. Но варианты, подобные «Здравствуйте, меня зовут Мария, и я …» считаются дурным тоном.
4. Однозначность трактовок: лучше написать не «в рабочее время», а «с 10 до 18 в будни».
5. Упоминание документов и договоренностей должно быть конкретизировано: Договор № 5 от 24.12.2000 г., Письмо от 19.08.2021 г., Договоренности на встрече 19 сентября.
6. Ошибки в орфографии и пунктуации наносят урон деловому имиджу.

Эмоциональные высказывания недопустимы. Даже государственным служащим (обязанным отвечать на все письма, вне зависимости от адекватности) разрешено игнорировать послания с оскорблениями.

Особенности оформления официальных писем:

• Должны содержать реквизиты организации. Обычно для этого разрабатывают официальный бланк с «шапкой»: наименование, ИНН, ОГРН или ОГРИП, адрес, реквизиты, возможно – логотип или эмблема.
• Адресат указывается справа вверху: название организации и должности (или хотя бы подразделения). При возможности стоит написать ФИО. Требования, запросы, претензии, оферты адресуются строго первому лицу компании.
• В электронном письме (непосредственно в поле мессенджера) хорошим тоном делового общения считается личное приветствие. Так как формализованные обращения («господин», «товарищ») в России вышли из употребления, то общепринятым считается формула приветствия с именем: «Здравствуйте, Святослав Федорович». Использование имени или имени с отчеством зависит от того, как подписывает свои письма адресат, как он сам представляется или от официальной информации о нем на сайте компании.

В официальной переписке заголовок должен соответствовать типу письма: Претензия, Требование, Гарантийное письмо, Приглашение и т.д. В ряде случаев (информация, просьба, подтверждение) можно обойтись без заголовка. В электронных сообщениях роль заголовка играет поле «Тема».

Структура деловых писем: с чего начать и как закончить сообщение?

• В большинстве случаев деловые письма начинаются с описания ситуации («Отсутствуют документы…», «Получен запрос…», «Благодарим за …», «Поставляем …», «Опыт экспертизы и сертификации…»).
• Далее нужно написать побуждение к действию. Обычно оно выражается формулой «Просим/прошу». Она является традиционной. Но в современной переписке можно заменить более подходящими к случаю глаголами: требуем, выражаем недовольство, подтверждаем, предлагаем, уведомляем и т.д.

Закончить письмо имеет смысл «мостиком» к развитию общения или предупреждением о дальнейших действиях:

• готовы предоставить информацию;
• до встречи/связи;

оставляем за собой право обжаловать ваши действия в суде и т.д.

При наличии прикрепленных к письму файлов необходимо в тексте указать на это и перечислить документы. В официальной переписке они указываются как приложения с номерами и названиями.

Официальное письмо подписывается справа ниже текста содержания с наименованием организации и должностью (либо «статусом», если услуги предлагаются на фрилансе или в формате самозанятого – «эксперт», «специалист по …»). Официальные письма организации или ИП должны содержать реальную подпись или факсимиле. Информационные можно не заверять печатью, остальные – необходимо.

В электронных деловых письмах лучше подписываться не инициалами, а полным именем (отчество – по желанию).

Правила деловой переписки подразумевают, что под подписью отправитель указывает все свои возможные контакты – телефон, мессенджер, электронный адрес.

Примеры деловых писем

Представим, что вам нужно составить просьбу о предоставлении доступа в офис в нерабочее время. Ниже находится образец, как можно написать деловое письмо в этом случае:

Директору ООО «Снаб»

В ответ на ваше письмо от 01.03.2020 г. об ограничении доступа в здание, сообщаем следующее:

29 марта 2020 г. необходим доступ в офис 16 арендатора Левчук Анны Петровны.

В остальные дни в офисе работа производиться не будет.

При необходимости готовы предоставить пропуск.

С уважением, Левчук А.П.

Левчук Анна Петровна

Пример делового письма с просьбой вернуть средства, оплаченные по счету. Обратите внимание, как закончено сообщение – указаны реквизиты, на которые требуется вернуть деньги.

Бухгалтером ООО «Рассвет» 01 августа 2020 г. был ошибочно оплачен Счет №1234 от 20.08.2020.
Прошу вернуть денежные средства в сумме 3 737,00 рублей (Три тысячи семьсот тридцать семь рублей 00 копеек)

на счет ООО «Рассвет».

Филиал «Точка» ПАО Банк «Финансовая корпорация Открытие»

При необходимости готовы предоставить дополнительную информацию.

Главный бухгалтер ООО «Рассвет»

Где учиться писать письма?

Если данный навык нужен вам на серьезном уровне, есть специальные курсы. На них обучают ведению деловых переговоров, в том числе – коммуникациям в письменном виде. Ниже находятся примеры таких программ.

Онлайн-курс в университете Нетология. Рассказывают, как вести переговоры от момента первой встречи до заключения договора. В том числе обучают навыкам деловой переписки. Курс можно пройти за счет работодателя.

Курс в Skillbox. Вы узнаете про особенности коммуникаций с иностранными клиентами. Научитесь договариваться о встречах, описывать проекты и задачи, презентовать услуги и товары компании, обсуждать финансовые вопросы и многое другое. Для прохождения курса необходимо знать язык на уровне Intermediate (В2) или выше.

Правила деловой переписки

С деловыми письмами в организации и различные инстанции может обращаться как физическое лицо, так и сотрудники компаний. Важен «статус» подписи: ИП, фрилансер, самозанятый, граждане действуют от собственного лица.

• Письмо от имени организации, адресованное первому лицу, либо оферту подписывает руководитель компании.
• Если составил документ и будет работать по нему другой человек, то ниже слева он указывается как исполнитель.

Сотрудник организации может отправить письмо от собственного имени, если обращение не является офертой, но тогда он подписывается с указанием должности.

Правила деловой этики требуют ответа на письма не позднее трех рабочих дней. Коммерческие предложения, приглашения, извещения не подразумевают обязательной обратной связи. У государственных организаций могут быть другие установленные сроки реагирования на поступающую корреспонденцию.

Требования, претензии, отказы и просьбы сопровождают извинениями. Даже если компания не видит за собой недоработок – сохранение репутации и шанс на дальнейшее сотрудничество этого требуют.

Как писать электронные деловые письма?

1. Электронная переписка между организациями ведется с корпоративного адреса фирмы или сотрудника. В ряде российских компаний действуют запреты на рассмотрение сообщений, поступающих с «неофициальных» адресов.
2. Фрилансеру или самозанятому также стоит придать электронному адресу «деловой» вид.
3. Отправлять письмо с незаполненным полем «Тема» – глубочайшее нарушение деловой этики.
4. Если сообщение носит официальный характер, то важно настроить подтверждение получения его адресатом.

Формируя ответ, полезно убедиться, что в нем сохранена история переписки. Рекомендуется избегать автоматического обозначения ответа в теме (Re:…). Лучше отобразить содержание (например, «Ответ по срокам выполнения проекта офиса»). У адресата могут быть сотни сообщений. Найти нужную информацию среди всех «Re:…» – затруднительно.

Мы рассказали, как писать деловые письма, показали примеры и образцы их оформления. Следуя данным правилам, вы сможете составлять любую деловую корреспонденцию в соответствии с принятыми стандартами.

Делопроизводство. Оформление писем

Делопроизводство. Оформление писем.

Делопроизводства: требования к письмам

Письмо – обобщённое название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, пересылаемых по почте.

Служебные письма оформляются на бланке организации и имеют следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения (при необходимости), подпись, отметка об исполнителе, печать (при необходимости).

Эксперты единодушны в том, что официальное письмо должно занимать не более страницы. Письмо должно быть посвящено одному вопросу, это ускоряет его исполнение.

К тексту письма предъявляются следующие требования:

• ясность, чёткость, краткость изложения;
• обоснованные аргументы, полнота информации;
• доброжелательный, вежливый тон;
• последовательность изложения материала;
• нейтральный тон письма;
• использование языковых формулировок, сложившихся в управленческой практике.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой излагаются факты и события (мотивы, аргументы), послужившие основанием для составления письма, во второй – выводы, просьбы, предложения.

При составлении любого письма необходимо намечать логическую схему его содержания. Датой письма является дата его отправления.

Делопроизводство: формы изложения текста

В переписке используются следующие формы изложения текста:

• от первого лица единственного числа (прошу);
• от первого лица множественного числа (просим);
• от третьего лица единственного числа (организация просит);
• от третьего лица множественного числа (трудовой коллектив просит).

К составлению писем предъявляются те же требования, что к составлению организационно-распорядительных документов, на основе ГОСТ Р.6-30 2003.

Делопроизводство: виды писем

Служебная переписка включает множество видов и разновидностей писем:

• письма-просьбы;
• письма-запросы;
• письма-предложения;
• сопроводительные письма;
• письма-подтверждения;
• письма-извещения;
• письма-напоминания;
• письма-рекламации;
• письма-приглашения.

Служебное письмо является носителем определённой информации и правовым документом.

Письмо-просьба. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность в её исполнении. Такое письмо, как правило, начинается со слов:

• Просим оказать содействие…
• Просим принять участие…
• Прошу довести до сведения…
• Просим выслать в наш адрес…

Письмо-запрос. Такое письмо представляет собой обращение с просьбой дать подробную информацию о каких- либо данных или услугах. В письме используются такие выражения:

• Просим представить…
• Просим отразить следующие вопросы…
• В пояснительной записке необходимо отразить следующие вопросы…

Письмо-предложение представляет собой заявление о желании сотрудничать или заключить договор с указанием его конкретных условий. Используются такие выражения:

• Прошу высказать Ваше мнение об участии…
• Прошу Вас дать поручение разработать соглашение…
• На Ваше рассмотрение предлагается соглашение…
• Просим Вас выразить письменную поддержку…
• Надеемся на плодотворное сотрудничество…

Сопроводительное письмо. В сопроводительном письме адресату сообщается факт отправки ему прилагаемых к этому письму документов (или материальных ценностей). Сопроводительные письма обычно начинаются со слов:

• Направляем информацию…
• Представляем на утверждение…
• Посылаем литературу…
• Высылаем план…

Гарантийное письмо. Гарантийное письмо составляется с целью подтверждения определённых обещаний или условий и может начинаться с обращения по имени и отчеству к лицу, которому оно адресовано. Гарантийное письмо, как правило, заверяется печатью. Гарантийное письмо может содержать следующие фразы:

• Оплату гарантируем…
• Качество услуг гарантируем…
• Профсоюзная организация гарантирует…

Письмо-подтверждение. Такие письма направляются для подтверждения получения документов и материалов. Например: писем, факсов и т.д. Ключевым словом в таком письме является слово: «Подтверждаем», и может заканчиваться просьбой, предложением, замечанием или указанием.

Письма-подтверждения начинают так:

• Подтверждаем…
• Профсоюзная организация подтверждает…
• С благодарностью подтверждаем…

Письмо-извещение. В таком письме что-либо сообщается или подтверждается. Обычно письма-извещения являются ответом на запрос и начинается со слов: «Сообщаем», «Доводим до Вашего сведения», «Ставим Вас в известность» и др.

Письмо-напоминание следует направлять когда не удаётся с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Такое письмо состоит из двух логических элементов: напоминание о выполнении действий и мерах, которые будут приняты в случае их невыполнения. Ключевым словом в таком письме является слово: «Напомнить».

В письмах-напоминаниях используются такие модели:

• Напоминаем, что…
• Напоминаем Вам, что…

Письмо-рекламация – это документ, представляющий собой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя по договору обязательства и требования возмещения убытков.

Рекламация должна содержать следующие данные:

• основания для предъявления претензий;
• доказательства – ссылки на какие-либо акты или документы;
• конкретные требования стороны, предъявляющей претензию.

Рекламации предъявляются в письменном виде, заказным письмом с приложением всех документов, подтверждающих рекламацию и имеющих полную доказательную силу обеих сторон и в определённый срок.

Письмо-приглашение может адресоваться конкретному лицу или нескольким лицам. Оно может начинаться словами:

• Просим принять участие…
• Профсоюзный комитет приглашает…
• Приглашаем…
• Просим направить представителя…
• Приглашаем Вас на семинар…

Наиболее часто встречаемые ошибки в текстах деловых писем следующие:

• дублирование другого, уже стандартизированного документа;
• указание наименования организации рядом с должностью лица, подписавшего письмо;
• не следует текст письма начинать с повторения того, что уже отражено в индексах, дате отправления и теме предыдущего письма.

Пример письма с изложением от первого лица единственного числа:

Уважаемая Татьяна Петровна!

Искренне поздравляю Вас с избранием председателем профсоюзной организации Свердловского района.

Надеюсь, что Ваш опыт и высокая профессиональная подготовка послужит дальнейшему укреплению вашей профсоюзной организации.

Рассчитываю на дальнейшее сотрудничество.

Пример письма с изложением от первого лица множественного числа.

Уважаемая Елена Михайловна!

Сообщаем Вам, что во исполнение постановления Президиума крайкома профсоюза от 05.03.2014 «Об усилении работы по мотивации профсоюзного членства» профсоюзным комитетом разработаны и осуществлены меры по усилению мотивации профсоюзного членства.

1.Выпускается для членов профсоюзной организации настольная книга председателя первичной профсоюзной организации.

2.Постановления профсоюзного комитета рассылаются по электронной почте в институты и на факультеты.

3.Информация о работе профсоюзной организации помещается в газете «Реальное будущее».

Просим извинить за задержку информации.

Председатель Н.А. Налимова

Пример письма с изложением от третьего лица единственного числа

Председателям профбюро факультетов

Профсоюзный комитет информирует, что во исполнение решения к5онференции трудового коллектива от 15.12.2014 « О выполнении коллективного договора за 2014 год» доклад председателя первичной профсоюзной организации опубликован в виде брошюры.

Профсоюзный комитет просить довести до сведения членов профсоюзной организации содержание данного доклада.

Председатель Е.Н. Белова

Если информация оказалось полезной, оставляем комментарии, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!